Problem

PSONI (Polskie Stowarzyszenie na rzecz Osób z Niepełnosprawnością Intelektualną) zmagało się z brakiem centralnego systemu zarządzania, co prowadziło do problemów z efektywnym obiegiem dokumentów, gromadzeniem danych i raportowaniem. Manualne przetwarzanie raportów z różnych kół stowarzyszenia było czasochłonne i niewydajne. Ponadto, organizacja borykała się z trudnościami w zarządzaniu składkami członkowskimi i organizacją wydarzeń.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na wyzwania PSONI, Recodeit zaprojektowało i zaimplementowało zaawansowany system zarządzania, który zrewolucjonizował codzienne operacje stowarzyszenia. System zaoferował szereg kluczowych funkcji:

• Centralna baza danych: Zapewnienie jednego, łatwo dostępnego miejsca dla wszystkich informacji dotyczących kół, członków, placówek, co znacznie ułatwiło zarządzanie danymi.
• Wewnętrzny komunikator: Wdrożenie dedykowanego komunikatora przypominającego skrzynkę pocztową, umożliwiającą kontakt z konkretnymi osobami zarządzającymi kołami, stowarzyszeniem lub z grupami osób na konkretnym stanowisku.
• Automatyzacja obiegu dokumentów: Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania i przesyłania dokumentów między kołami.
• Zarządzanie składkami: Automatyczne wyliczanie i rejestrowanie składek członkowskich, z łatwym dostępem do historii wpłat dla zarządzających kołami.
• System rejestracji na wydarzenia: Tworzenie i promowanie wydarzeń z łatwą rejestracją online, automatycznym generowaniem list uczestników oraz certyfikatów uczestnictwa.

Jednym z najbardziej innowacyjnych rozwiązań była funkcja dynamicznych sprawozdań, która pozwoliła na łatwe tworzenie, uzupełnianie i agregowanie raportów rocznych bezpośrednio w systemie. Administratorzy mogą tworzyć szablony raportów, w oparciu o system wizualnie i funkcjonalnie przypominający rozwiązania takie jak MS Excel czy Arkusze Google, ale dostosowany do specyficznych potrzeb PSONI. Funkcje takie jak wczytywanie danych z bazy, tworzenie formuł czy listy o dynamicznej długości, znacząco uprościły dotąd w pełni manualny proces raportowania działalności kół. System zapewnia również możliwość agregacji zebranych danych w formie raportów częściowych i pełnych, z dynamiczną strukturą, oszczędzając tym samym setki godzin pracy na manualnym przetwarzaniu danych.

Rozwiązanie to nie tylko zautomatyzowało wiele dotychczas ręcznych i czasochłonnych procesów, ale również zapewniło solidną platformę do dalszego rozwoju i skalowania działalności PSONI.

Ponadto, zaawansowany system ról umożliwia precyzyjne określenie uprawnień użytkowników. Dla większej wygody użytkowników wprowadzono tryb nocny. System udostępnia API, wykorzystywane przez strony internetowe kół do pobierania aktualnych statystyk związanych ze stowarzyszeniem. Do realizacji projektu wykorzystano nowoczesnych technologie, takie jak React, TypeScript, Node.js i MongoDB.

Efekty

Wdrożenie systemu przyniosło znaczące ulepszenia w zarządzaniu stowarzyszeniem, usprawniając procesy pracy i zwiększając efektywność operacyjną. Automatyzacja raportowania znacznie zmniejszyła czas potrzebny na agregację danych, co pozytywnie wpłynęło na wydajność pracowników. System zarządzania wydarzeniami uprościł organizację i rejestrację na wydarzenia, zwiększając zaangażowanie członków stowarzyszenia.

Podsumowanie

Współpraca z PSONI była dla Recodeit okazją do stworzenia kompleksowego rozwiązania, które nie tylko rozwiązało bieżące problemy organizacji, ale także położyło podwaliny pod dalszy rozwój i cyfryzację procesów. System zarządzania stworzony przez Recodeit stał się kluczowym narzędziem w codziennej pracy stowarzyszenia, przyczyniając się do jego rozwoju i usprawnienia działalności.

Dalsza współpraca

Sukces projektu systemu zarządzania zachęcił PSONI do kontynuacji współpracy z Recodeit nad kolejnymi projektami, w tym nad interaktywną bazą wiedzy dla wychowanków, szablonem strony internetowej dla kół zgodnym z WCAG, oraz nową odsłoną aplikacji ułatwiającej naukę podejmowania decyzji - Decydownik. Ciągłość współpracy świadczy o wzajemnym zaufaniu i zadowoleniu z realizowanych projektów.